منٹ وہ دستاویزات ہیں جو واقعات کو سرکاری طور پر ریکارڈ کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ منٹس کا استعمال اس واقعے کی دستاویز کرنے کے لیے کیا جاتا ہے جیسا کہ یہ ہوا، جب ضروری ہو اس کا حوالہ دیا جائے، معلومات کو سرکاری اور درست طریقے سے شیئر کیا جائے، اور قانونی تحفظ کے لیے۔ واقعے کا باضابطہ اعلان منٹوں کے ذریعے کیا جاتا ہے۔
ایک منٹ کیا ہے؟
منٹ رکھنا کسی تقریب، میٹنگ، لین دین کے عمل یا بات چیت کے مواد کو سرکاری طور پر ریکارڈ کرنے کا عمل ہے جیسا کہ یہ ہے۔ قانونی عمل میں تحفظ فراہم کرنے، واقعے کو سرکاری طور پر دستاویز کرنے، قانونی عمل میں اسے ایک سرکاری دستاویز کے طور پر حوالہ دینے اور صورتحال کو درست طریقے سے پہنچانے کے لیے منٹ رکھے جاتے ہیں۔
سرکاری اداروں کے تیار کردہ منٹس پر پولیس، نوٹری، عدالت، کمپنیوں، سرکاری دفاتر یا سرکاری ادارے دستخط کر سکتے ہیں۔
منٹ کیسے رکھیں؟
چونکہ منٹ سرکاری دستاویزات ہیں، اس لیے کچھ اصول ہیں جن کی تیاری کرتے وقت عمل کرنا ضروری ہے۔ منٹ رکھنے کے طریقہ کار میں تبدیلیاں ہو سکتی ہیں اور ریکارڈ کی جانے والی تقریب کی نوعیت اور مقام کے حوالے سے مختلف تفصیلات ہو سکتی ہیں۔ منٹ رکھنے کے طریقے کی مثال کے طور پر آپ درج ذیل شرائط کو لاگو کر سکتے ہیں:
- منٹ کا مواد شروع کرنے سے پہلے، آپ کو قواعد کے مطابق عنوان لکھنا ہوگا۔ اگر رپورٹ کا موضوع ہونے والے واقعے کے لیے کوئی خاص صورت حال نہیں ہے، تو عنوان کو صفحہ کے وسط میں اور بڑے حروف میں 'MINUTES' لکھا جانا چاہیے۔
- رپورٹ میں بیان کردہ واقعہ کی نوعیت بتانے کے بعد واقعہ کے بارے میں تفصیلی معلومات فراہم کی جائیں۔ واقعے کے بارے میں تفصیلی معلومات کے ساتھ ساتھ واقعے کی معلومات کیسے حاصل کی گئیں یہ بھی رپورٹ میں شامل کیا جائے۔
- معلومات جیسے کہ واقعہ کہاں پیش آیا، تاریخ اور وقت کے ساتھ ساتھ واقعہ کیا تھا، بھی واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے۔
- اگر رپورٹ میں مذکور واقعہ کے حوالے سے ایسے شواہد ہیں جنہیں ثبوت کے طور پر سمجھا جا سکتا ہے تو انہیں بھی رپورٹ میں شامل کیا جائے۔ ثبوت کیسے حاصل کیے گئے اس کی معلومات بھی رپورٹ میں شامل کی جائیں۔
- اگر منٹ میں ایک سے زیادہ صفحات لگتے ہیں، تو صفحات کے پچھلے حصے کو خالی چھوڑ دیا جائے اور نئے صفحات کو نمبر دیا جائے۔
- جن لوگوں کی معلومات منٹس میں شامل ہیں ان کے گیلے دستخط بھی ضروری ہیں۔ دستخط کے بغیر منٹ درست نہیں ہیں۔
منٹ کی تیاری کے دوران غور کرنے کی چیزیں
چونکہ منٹ آفیشل دستاویزات ہیں، اس لیے منٹ تیار کرتے وقت کچھ ٹیمپلیٹس اور قواعد پر عمل کرنا ضروری ہے۔ منٹ کی تیاری میں اہم نکات درج ذیل ہیں:
- اسے A4 یا A5 کاغذات پر تیار کیا جانا چاہئے۔
- منٹ کا عنوان صفحہ کے وسط میں بڑے حروف میں لکھا جانا چاہیے۔
- واقعہ کی تاریخ اور وقت، واقعہ کیسے پیش آیا اور واقعہ کا علم کیسے ہوا اس کی تفصیلات میں شامل ہونا چاہیے۔
- رپورٹ میں واقعے سے متعلق شواہد بھی شامل کیے جائیں۔
- منٹس میں جن لوگوں کا نام لیا گیا ہے ان کی شناخت کی معلومات بھی شامل کی جانی چاہیے۔
- منٹس کے آخر میں تاریخ اور وقت منٹ رکھے گئے اور جن افراد کا ذکر کیا گیا ان کے دستخط شامل کیے جائیں تاکہ اختتام واضح ہو۔
منٹوں کا کیا فائدہ؟
منٹوں کو رکھا جاتا ہے کیونکہ وہ ایسے معاملات میں سرکاری دستاویزات ہوتے ہیں جہاں واقعے کی اطلاع دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔ منٹس پیش آنے والے واقعات کے لیے قانونی اور قانونی تحفظ کے طور پر کام کرتے ہیں، انٹرپرائز کے انتظامی حالات اور ملازم آجر کے تعلقات کے حوالے کے طور پر۔ منٹس کو سرکاری دستاویزات کے طور پر پیش کرنے اور واقعے کے لیے مفید ہونے کے لیے، انہیں حقیقی معلومات اور احتیاط کے ساتھ تیار کیا جانا چاہیے۔ منٹس کو مختلف تقریبات اور مقاصد کے لیے سرکاری دستاویزات کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ہم منٹ رکھنے کے فوائد کو مندرجہ ذیل درج کر سکتے ہیں:
- وہ عدالت، نوٹری، سرکاری دفاتر یا عوامی اداروں کی طرف سے رکھے گئے منٹس کو قانونی عمل میں ثبوت کے طور پر استعمال کرکے قانونی تحفظ فراہم کرتے ہیں۔
- ایسے معاملات میں جہاں پابندیاں یا مجرمانہ کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے، منٹس کو عدالتوں میں واقعے کے عمل سے متعلق سرکاری دستاویزات کے طور پر پیش کیا جاتا ہے۔
- کاروباری اداروں میں، میٹنگز اور بات چیت کے مواد کی تفصیلات رکھنے کے لیے منٹ رکھے جا سکتے ہیں۔ یہ منٹ مستقبل کے فیصلوں میں استعمال ہو سکتے ہیں۔
- کام کی جگہوں پر رکھے گئے منٹوں کو کام کی جگہ کے واقعات سے متعلق قانونی عمل میں آجر اور ملازم کی حفاظت کے لیے رکھا جا سکتا ہے۔
ان کی صورتحال کے مطابق منٹ کیسے رکھیں؟
ایسے معاملات میں جہاں واقعہ کو ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے، منٹ رکھے جا سکتے ہیں، اگرچہ مختلف علاقوں میں ہوں۔ کاروباری زندگی، تعلیم اور صحت کی حیثیت، اور قانونی یا مجرمانہ کارروائی کے لیے منٹ رکھے جا سکتے ہیں۔ ہسپتال کے معائنے اور علاج میں پریشانی کی صورت میں، صحت کی حالت، سزاؤں کی رپورٹ جیسے تعلیمی زندگی میں نظم و ضبط، فوجی علاقوں میں کسی بھی مسئلے یا کام کی جگہ پر کسی حادثے کی رپورٹ رکھی جا سکتی ہے۔
ٹریفک حادثے کی رپورٹ کیسے رکھیں؟
مادی نقصان کے ساتھ ٹریفک حادثے کی رپورٹ درج ذیل اصولوں کے مطابق تیار کی جا سکتی ہے۔
- رپورٹ کو صرف حادثے میں ملوث افراد کے ذریعہ دو کاپیوں میں پُر کیا جانا چاہئے۔ اگر آپ کسی حادثے میں ملوث ہیں، تو آپ کے پاس لائسنس نہ ہونے کے باوجود رپورٹ کو پُر کرنا لازمی ہے۔
- اگرچہ منٹس کے لیے بھرا ہوا فارم ایک فوٹو کاپی ہے، لیکن فریقین کے گیلے دستخط منٹس میں موجود ہونے چاہئیں۔
- فارم میں دی گئی معلومات نامکمل طور پر پُر کی جائیں اور حادثے کی وجہ واضح طور پر بیان کی جائے۔
- چونکہ کمپنی اور پالیسی کی شناخت نہ ہونے کی صورت میں رپورٹ غلط ہو جائے گی، اس لیے بیمہ کمپنیاں اور فریقین کے ٹریفک پالیسی نمبر مکمل اور درست طریقے سے بیان کیے جائیں۔
- رپورٹ پانچ کاروباری دنوں کے اندر انشورنس کمپنی کو جمع کرانی ہوگی۔
فوجی رپورٹس کیسے رکھیں؟
فوجی شعبوں میں، منٹوں میں عام طور پر ایک مقررہ ٹیمپلیٹ ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر رپورٹ کسی تادیبی واقعے سے متعلق ہے، تو رپورٹ کے صفحہ کے اوپری درمیانی حصے میں 'INDISCIPLINE DETECTION REPORT' جیسا عنوان لکھا جاتا ہے۔ واقعہ کی تاریخ، صحیح وقت اور صحیح مقام بتانے کے بعد واقعہ کے بارے میں معلومات اور واقعہ میں درج ناموں کو رپورٹ میں شامل کیا گیا ہے۔ جس تاریخ کو منٹس رکھے گئے تھے اس کے آخر میں بتائے جانے کے بعد، منٹس میں مذکور افراد اور منٹ رکھنے والے افراد کے گیلے دستخطوں سے منٹس کو حتمی شکل دی جاتی ہے۔
طالب علم کی رپورٹیں کیسے رکھیں؟
دوسرے منٹوں کی طرح، رپورٹ کا عنوان بڑے حروف میں لکھے جانے کے بعد، واقعہ کی تاریخ، وقت، واقعہ کی تفصیلات اور واقعہ میں ذکر کردہ نام شامل ہیں۔ منٹس کی تاریخ کو آخر میں شامل کرنے کے بعد، منٹس کو طالب علم، استاد، اسسٹنٹ پرنسپل اور پرنسپل کے گیلے دستخطوں سے فائنل کیا جاتا ہے۔