معلومات فیصلہ سازی کے مرکز میں ہوتی ہیں۔ اس ڈیٹا کو تبدیل کرنے سے جس پر فیصلہ ساز کام کر رہے ہیں، تنظیم ایک مختلف پیداوار حاصل کرے گی۔ لہذا، سب سے مکمل اور متعلقہ معلومات حاصل کرنا تمام اعمال کی تاثیر کی کلید ہے۔ لیکن ہم کس طرح ضروری اور اہم معلومات کو فلٹر کر سکتے ہیں، جس کے بغیر کیے گئے اقدامات غیر موثر سمت کی طرف لے جائیں؟ جواب موثر ہے، الگورتھم کے مطابق عمل میں لایا گیا ہے جو ڈیٹا پروسیسنگ، اسٹوریج اور ایکسچینج میکانزم کو بہتر بناتے ہیں۔ ڈیٹا مینجمنٹ میں یہ چھپا ہوا ہے
کونسی چیز ڈیٹا سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے سے روکتی ہے؟
تنظیمی درجہ بندی کی تمام سطحوں پر ڈیٹا برقرار رکھنا
منفی معلومات کو چھپانے کا ایک عام رجحان ہے۔ انتظامیہ ایسا ماتحتوں، اور نچلی سطح کے کارکنوں کے درمیان خوف و ہراس سے بچنے کے لیے کرتی ہے، اس لیے کہ وہ اپنی ملازمتیں کھو سکتے ہیں۔ نتیجے کے طور پر، کمپنی یا تنظیم کی سرگرمیوں میں ایک پسماندہ فریق طویل عرصے تک پوشیدہ رہ سکتا ہے۔
ڈیٹا کی آلودگی
گردش کے عمل میں، ڈیٹا ناقابل اعتماد معلومات کے ساتھ بڑھتا ہے، اور اس سے چھٹکارا حاصل کرنا جتنا مشکل ہوتا ہے، اتنا ہی یہ بڑے چینلز سے بچنے کا انتظام کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک ملازم نے رپورٹ میں غلطی کی اور غلط نمبر دیئے۔ اگر اس پر بروقت توجہ نہیں دی جاتی ہے، تو ان کو بہت سی دوسری مثالوں سے نقل کیا جائے گا جو انہیں قابل اعتماد سمجھتے ہیں۔
معلومات کے تبادلے میں تاخیر
اگر ڈیٹا مختلف جگہوں پر محفوظ ہے اور اس کا کوئی ایک ریکارڈ نہیں ہے تو اسے صحیح وقت پر بازیافت کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔
- پہلے سے ڈیجیٹل دور میں، یہ ایسی صورت حال سے مطابقت رکھتا تھا جہاں تنظیم کے ہر شعبے کی کارکردگی کا ڈیٹا کئی فولڈرز، ڈیسک ٹاپس اور والٹس میں محفوظ کیا جاتا تھا۔ انہیں صحیح وقت پر تلاش کرنا ہمیشہ ممکن نہیں تھا۔
- جدید ڈیجیٹل دنیا میں، اس کا مطلب یہ ہے کہ معلومات کو جہاں جمع کیا گیا تھا اس کے مطابق تقسیم کرنے کا کوئی کھلا اور شفاف نظام موجود نہیں ہے۔ اس صورت میں، ملازم یقینی طور پر جانتا ہے کہ یہ معلومات کہیں محفوظ ہے، لیکن یہ نہیں کہہ سکتا کہ بہت سے فولڈرز میں سے کس میں۔
مؤثر ڈیٹا مینجمنٹ میں کیا شامل ہے؟
بروقت غلطیوں کا پتہ لگانے، "فضول" ڈیٹا کو فلٹر کرنے، اور معروضی ڈیٹا نکالنے کے بجائے صرف ان کو بیان کرنے والے کے فائدے کے لیے معلومات کے ساتھ کام کرنے کا طریقہ کار کیا ہونا چاہیے؟
ڈیٹا مینجمنٹ ایک چیک لسٹ کے مطابق تمام معلومات کے تبادلے کے عمل کے نفاذ کا پتہ لگانے کے مترادف ہے۔ اس عمل کے ستون درج ذیل ہیں:
- ڈیٹا کے استقبال اور ترسیل پر کنٹرول۔ پہلی صورت میں، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ تمام ضروری محکموں یا اہم افراد سے معلومات مکمل طور پر موصول ہوئی ہیں۔ دوسرا - اس بات پر سخت فلٹرز بنائیں کہ موصول ہونے والی معلومات تک رسائی کا حق کس کو ہے۔ یہ نہ صرف اقتصادی تحفظ کے مسائل کی وجہ سے بلکہ ادارہ جاتی حفظان صحت کے لیے بھی اہم ہے۔ غیر ضروری معلومات کے ساتھ اوور لوڈنگ نہ صرف محنت کی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے میں معاون ہے بلکہ اسے سست بھی کر دیتی ہے۔
- ڈیٹا کو منظم کرنا۔ تنظیم کے اندر ڈیٹا سٹوریج کا نقشہ تیار کیا جانا چاہیے جس سے مطلوبہ معلومات کو تلاش کرنا آسان ہو۔
- ذخیرہ کرنے کا طریقہ۔ اسٹوریج کے طریقہ کار کا انتخاب ان لوگوں کی تعداد پر منحصر ہے جنہیں اس معلومات تک بلا تعطل رسائی کی ضرورت ہے۔ اگر یہ صرف ایک شخص ہے تو اسے محفوظ یا ہارڈ ڈسک میں محفوظ کیا جاسکتا ہے۔ تاہم، اگر ملازمین کی ایک وسیع رینج کو مسلسل بنیادوں پر کچھ معلومات درکار ہیں، تو اسے کلاؤڈ اسٹوریج میں رکھا جانا چاہیے تاکہ اس معلومات تک رسائی میں صرف ہونے والے وقت کو کم سے کم کیا جا سکے۔
کسی تنظیم میں ڈیٹا کے حصول، تبادلہ اور ذخیرہ کرنے کے الگورتھم جتنے صاف ہوں گے، ضروری معلومات کے ضائع ہونے یا لیک ہونے کا مسئلہ اتنا ہی کم ہوگا۔ یہ دونوں کمپنی کے موثر کام میں رکاوٹ ہیں۔ مؤثر ڈیٹا مینجمنٹ کے کام سے نمٹنے کے بعد، کمپنی اپنے آپ کو معروضی حقیقت میں نمایاں طور پر قائم کرے گی، جو ضرورت سے زیادہ یا علم کی کمی سے مسخ نہیں ہوتی ہے۔
تبصرہ کرنے والے سب سے پہلے رہیں